中國(guó)華文教育基金會(huì)秘書處內(nèi)設(shè)辦公室、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目管理部和聯(lián)絡(luò)宣傳部等4個(gè)部門。各部門職責(zé)如下：

一、辦公室

1.綜合協(xié)調(diào)秘書處行政管理工作；

2.重要會(huì)議、活動(dòng)組織，重要文件的信息匯總、起草和報(bào)送，重要事項(xiàng)督辦；

3.保密工作，文電收發(fā)、傳閱和歸檔；

4.人事管理，包括員工錄用、工資核定、考勤記錄和績(jī)效考核等；

5.資產(chǎn)管理和后勤保障;

6.督促指導(dǎo)各部門及時(shí)歸檔，統(tǒng)一管理所有檔案；

7.聯(lián)系社會(huì)組織登記管理部門和其他社會(huì)組織；

8.法務(wù)咨詢；

9.黨務(wù)和工會(huì)工作;

10.領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

二、財(cái)務(wù)部

1.參與編制基金會(huì)年度工作計(jì)劃和預(yù)算、決算；

2.撰寫季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告；

3.對(duì)重要財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行分析，為科學(xué)決策提供財(cái)務(wù)意見；

4.對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)管理；

5.開展本會(huì)資金保值增值運(yùn)作；

6.捐贈(zèng)資金接收、項(xiàng)目資金撥付和日常費(fèi)用報(bào)銷，員工工資發(fā)放和保險(xiǎn)辦理；

7.配合相關(guān)部門對(duì)本會(huì)進(jìn)行審計(jì)；

8.領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

三、項(xiàng)目管理部

1.統(tǒng)籌管理基金會(huì)各類項(xiàng)目；

2.研擬年度資金募集計(jì)劃，經(jīng)理事會(huì)批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)實(shí)施；

3.研擬年度公益支持項(xiàng)目規(guī)劃，經(jīng)理事會(huì)批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)實(shí)施;

4.管理專項(xiàng)基金；

5.資金募集和公益支持項(xiàng)目的信息收集、資料整理和資料歸檔；

6.領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

四、聯(lián)絡(luò)宣傳部

1.負(fù)責(zé)本會(huì)新聞發(fā)布和宣傳報(bào)道工作；

2.按管理規(guī)定進(jìn)行信息披露;

3.維護(hù)基金會(huì)門戶網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、抖音號(hào)等媒體平臺(tái)；

4.制作本會(huì)宣傳片、宣傳冊(cè)并及時(shí)進(jìn)行更新；

5.捐贈(zèng)協(xié)議的起草和歸檔；

6.聯(lián)系捐贈(zèng)人，整理聯(lián)系數(shù)據(jù)；

7.向捐贈(zèng)人反饋項(xiàng)目信息；

8.聯(lián)系理事、監(jiān)事，整理聯(lián)系數(shù)據(jù)；

9.領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

以上部門設(shè)置和職責(zé)分工方案經(jīng)2020年7月21日四屆一次理事會(huì)議審議通過。